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【ホスト】予約リクエストが届いたときは？　Managing Booking request

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TABICA運営事務局
  • 更新

【English is below】

 

ゲストは、ホストが登録している開催日では都合がつかない場合や、参加したい体験に開催日登録がない場合に、ホストへ直接、開催日をリクエストすることができます。

 

 

▼予約リクエストのルール

  • 【支払期限】まで24時間以上ある日時にゲストはリクエストできます。
  • 支払期限は【開催確定期限の1営業日前の15時】です。(※ 支払期限の例 参照)
  • ゲストのリクエスト申請後、72時間（3日）以内にホストから返答がないとき、またはホストからの返答前に支払期限が過ぎたときには、自動的に予約リクエスト不成立となります。

※ 支払期限の例：開催確定期限が【2日前の17時】の場合で「5/13(水)にリクエストしたい」時、開催確定期限は【5/11(月)の17時】ですが、支払期限は土日をはさむため【5/8(金)の15時】となります。

 

 

▼予約リクエスト承認の手順

ゲストから予約リクエストが届くと通知メールが届きます。
（通知設定をオフにしている場合はご注意ください。）

 

■予約を受け入れる場合

  1. 通知メールの「リクエストを確認」ボタンをクリック、または以下を確認する
      • ＰＣからの場合
        ∟TABICAへログイン後＞右上のアイコンをクリック＞ダッシュボードをクリック＞ホストメニュー＞予約リクエスト＞未対応タブ
      • スマホからの場合
        ∟TABICAへログイン＞右上のアイコンをクリック＞ホストメニュー＞予約リクエスト＞未対応タブ

  2. 該当のゲストをクリック
  3. ゲストからのメッセージも併せて確認する
  4. 希望の開催日時から開催可能な日程を選択する
  5. 定員、開催成立人数を確認する（※1）
  6. 「予約を受け入れる」ボタンをクリック（※2）
  7. 予約承認後は、メッセージからゲストへ、挨拶と体験時の必要事項を連絡しましょう
  8. 支払期限までにゲストが支払いを完了することで予約が確定します

※1 変更がある場合は、このタイミングで修正できます。(後に開催カレンダーから変更することも可能です)

※2 予約リクエストを受け入れると、入力した内容で予約が入り、ゲストへは予約リクエストが承認された旨と、決済について記載された通知メールが送られます。

※ 支払期限までにゲストが支払いを完了することで予約が確定します。

※ 既に開催日登録のある日程へも受け入れ可能です。同日同時刻に複数のリクエストが届いた場合も、必ず【予約リクエスト機能】からリクエストを承認してください。

 

 

■お断りする場合

  1. 通知メールの「リクエストを確認」ボタンをクリック、または 以下を確認する
    • ＰＣからの場合
      ∟TABICAへログイン後＞右上のアイコンをクリック＞ダッシュボードをクリック＞ホストメニュー＞予約リクエスト＞未対応タブ
    • スマホからの場合
      ∟TABICAへログイン＞右上のアイコンをクリック＞ホストメニュー＞予約リクエスト＞未対応タブ
  2. 該当のゲストをクリック
  3. 「メッセージを確認」をクリックし、メッセージからお断りする理由を送信する（※1）
  4. 下記ボタンをクリック
    • ＰＣからの場合
      ∟TABICAへログイン後＞右上のアイコンをクリック＞ダッシュボードをクリック＞ホストメニュー＞予約リクエスト＞未対応タブ＞開催判断＞「お断りする」ボタン
    • スマホからの場合
      ∟TABICAへログイン＞右上のアイコンをクリック＞ホストメニュー＞予約リクエスト＞未対応タブ ＞開催判断＞「お断りする」ボタン（※2）

※1 何故開催できないのかをゲストにご説明した上で、別日の提案を返信すると次回の予約に繋がりやすくなります。リクエストをお断りしてもゲストへメッセージを送信しましょう。

※2「お断りする」ボタンをクリックすると、システムより「リクエスト不成立のお知らせ」がゲストへ送られます。

 

 

▼注意すること

「お断りする」ボタンをクリックすると、システムより「リクエスト不成立のお知らせ」がゲストへ送信されます。

予約リクエストで申請があった日程以外で予約が成立した場合は、ゲストへは

【申請があった予約リクエストの日程には「お断りする」操作をする必要があります。その際TABICAのシステムより「リクエスト不成立のお知らせ」が送られてしまいますが、ご了承ください。】

などと一言伝えておくと安心です。

 

 

関連記事： 【ホスト】予約の仕組みについて教えてほしい

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関連記事：【ホスト】予約リクエストを受け付けない設定にしたい

 

 

【Host】Managing Booking request

Guests can request a date directly to the host if the registered date is not convenient or if the experience they like to join does not have a registered date.

 

▼ Reservation request rules

  • Guests can request at least 24 hours (excluding the weekend) before the booking=payment deadline.
  • The payment deadline is [15:00, one business day before the booking deadline]. (* See example of payment deadline)
  • If there is no response from the host within 72 hours (3 days) after the guest's request, or if the payment deadline has passed before the response from the host, the booking request will be rejected automatically.

* Example of payment deadline: When the cancel deadline setting is [two days before 17:00] and you want to make a request on Wednesday, May 13th, the cancel deadline for this event is [17:00 on 11th May (Monday)]. The payment deadline will be [15:00 on 5/8 (Friday)] because the weekend is between them.

 

▼ Procedure for approving booking request

You will receive a notification email when you receive a booking request from the guest.

(Please be sure the notification setting is ON.)

 

■ When accepting a booking request

  1. Click the "Confirm Request" button in the notification email, or log in to TABICA> click the icon in the upper right> Dashboard＞Host Menu> Booking Request> Inbox Tab
  2. Click on the guest blue nickname. 
  3. Also check the message from the guest.
  4. Select a date that can be held from the guest's requests (Max 3 dates). Please note that check the requested TIME and Date prior to approval.
  5. Check the Capacity and the Minimum number of guests (* 1)
  6. Click the "Accept" button (* 2)
  7. After approving the booking, let's send a message to the guest to say hello together with necessary information for the experience.
  8. The booking will be confirmed when the guest completes the payment by the payment deadline.

 

1 If there is a change, it can be corrected at this timing. (It is also possible to change from the Date later) 

2 When you accept the booking request, it will be made with the entered contents, and the guest will receive a notification email stating that the booking request has been approved and the payment.

* The reservation will be confirmed when the guest completes the payment by the payment deadline.

* We can accept dates for which have already been registered. Even if multiple requests arrive at the same time on the same day, be sure to approve from the [Booking Request Function].

 

 

■ When rejecting a booking request

  1. Click the "Confirm Request" button in the notification email, or log in to TABICA> click the icon in the upper right> Dashboard> Host Menu> Booking Request> Inbox Tab
  2. Click on the guest's blue nickname
  3. Click "Confirm Message" and send the reason for rejecting from the message 
  4. Same as above＞ the guest's blue nickname＞ Click the "Reject" button
  • If you explain to the guest why the event cannot be held and propose another day, it will be easier to promote to the next reservation. Send a message to your guests even if you reject the request.
  • When you click the "Reject" button, the system will send a "Notice of failure to request" to the guest.

 

▼ Note

When you click the "Reject" button, the system will send a "Notice of unsuccessful request" to the guest automatically.

If the booking has been made on the other date, kindly send a message to the guest as the following example.

[It is necessary to click the "reject button" due to what your booking has made besides your requested date. Please note that the TABICA system will send you a "Notice of unsuccessful request" in this case.  It is comfortable for both of you to see the message something like that.

 

 

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